Reuniones fuera de la oficina: Cómo ser eficiente

Linsey Knerl | November 6, 2019 | Artículos
Las reuniones fuera de la oficina adecuadas contribuyen a facilitar los procesos de su empresa

Las reuniones fuera de la oficina adecuadas contribuyen a facilitar los procesos de su empresa

Las reuniones cara a cara —en particular, las reuniones fuera de la oficina— son un componente esencial de cualquier actividad empresarial. Si bien no podemos eliminarlas por completo, lo mejor sería que todos aprovecharan ese tiempo al máximo.

Existen múltiples maneras de reducir sustancialmente el costo y las complicaciones que conlleva organizar estas reuniones. A continuación, le presentamos una guía que lo orientará, tanto a usted como a sus colaboradores, sobre qué decisiones pueden tomarse para que estos encuentros empresariales demanden menos tiempo y recursos.

Aproveche la celebración de otros eventos

¿Usted va a asistir a la próxima conferencia de marketing que tendrá lugar dentro de dos meses? ¿Por qué no explorar la lista de asistentes y expositores? Quizá vengan a la ciudad clientes con quienes le gustaría reunirse o potenciales clientes que podría contactar. Aproveche el evento para organizar encuentros breves en persona y lograr más en menos tiempo. Si todo sale bien, habrá ahorrado el costo de vuelos y hotel que gastaría para reunirse con estos mismos contactos más adelante.

Sea un anfitrión cortés

Aun cuando un aliado comercial o un cliente esté en la ciudad por el día, puede no tener la flexibilidad necesaria para asistir a una reunión. Piense en formas de aligerarles el estrés y el costo del viaje, y use estas circunstancias para improvisar un encuentro. Podría ofrecerles ir a buscarlos al aeropuerto, o invitarlos a tomar un café o a compartir un almuerzo breve.

No descarte lo digital

Si bien nada reemplaza el valor de la interacción personal, las reuniones en línea o virtuales representan una opción ágil y simple que, sin ningún lugar a dudas, ha ganado popularidad. La tecnología digital permite mantener hasta las reuniones más dinámicas por videoconferencia, lo que le brinda a todos los participantes la posibilidad de intercambiar ideas y lograr acuerdos, aunque vivan en zonas horarias muy alejadas.

El control rutinario de los proyectos casi siempre debería hacerse en forma virtual, en especial si el tiempo que se le dedicaría al viaje frenaría el avance de alguna iniciativa. No desestime el real beneficio económico de una videoconferencia, que implica mucho más que los pasajes aéreos y el viático para almorzar. Los días fuera de la oficina también tienen su precio en términos de productividad.

Responda a las verdaderas necesidades

Su rutina anual de golf y tragos con su principal cliente, ¿es verdaderamente necesaria o es algo que hace por mera costumbre? Sin dudas disfruta de reunirse y socializar, e incluso quizá cierre buenos negocios, pero, en estos tiempos cambiantes, quizá también sea necesario que busque otras alternativas para encontrar estrechos huecos en agendas ocupadas.

Es posible que este tipo de salidas ya no sea lo mejor. Converse con sus contactos para saber si la forma en la que siempre se hicieron las cosas es la forma en la que deben continuar. No se sorprenda si se entera de que tener estas reuniones en un formato más sencillo y accesible no solo es algo positivo para su presupuesto, sino también un cambio largamente esperado por sus clientes.

Lleve las reuniones a casa

En ocasiones, un cambio de escenario puede obrar milagros para la creatividad, y es razonable que quiera incursionar en la experiencia de concertar reuniones fuera de la oficina. Sin embargo, debe entender cuál es el verdadero costo de que sean muy frecuentes. El tiempo de viaje hasta el sitio de encuentro, la comida y la bebida, y la distracción son gastos reales que deben computarse al calcular el retorno de la inversión.

En vez del hábito de salir, ¿por qué no instala el hábito de invitar a sus contactos a comer a la oficina y de reunirse allí para trabajar? Logrará que sus equipos estén concentrados durante más tiempo, con menos distracciones, a la vez que trabaja con sus mejores proveedores para lograr los acuerdos más convenientes mientras disfrutan de un delicioso almuerzo.

Maximice su tiempo

Independientemente de que usted esté a la conquista de un potencial cliente o dirigiendo un evento de capacitación, es importante que entienda qué reuniones son una necesidad y cuáles, un deseo. Tenga presente que, con la tecnología de hoy, las herramientas en línea facilitan los encuentros y la supervisión que deben realizarse día a día. Sin embargo, cuando las reuniones fuera de la oficina son necesarias, asegúrese de maximizar su tiempo para lograr el mejor valor.

Linsey Knerl
Linsey Knerl Linsey Knerl es escritora, oradora y miembro de ASJA, la Asociación Estadounidense de Periodistas y Autores. Le apasiona trabajar codo a codo con los consumidores y los propietarios de pequeñas empresas para que potencien sus recursos a través de las soluciones tecnológicas más avanzadas. Al mismo tiempo, los asesora sobre los cambios regulatorios del sector y la legislación fiscal. Ver todas las publicaciones de Linsey Knerl