Obtener más tiempo en su día

Businessman looking at whiteboardEs verdad que el tiempo no espera a nadie, pero sin embargo se lleva bastante bien con aquellos que están preparados para él. La preparación da una conciencia del tiempo que es la manera más eficaz de obtener más tiempo en su día.

La tecnología nos ofrece muchas herramientas para estirar el tiempo. No obstante, la tecnología también puede volverse una distracción que, en realidad, nos roba tiempo cuando no se usa de una forma que nos mantiene concentrados en lo más importante.  Así que empecemos por allí.

N° 1: Planifique su cronograma diario

Dwight D. Eisenhower decía: “Los planes no significan nada, lo importante es la planificación”. Es imposible que esto sea más importante para obtener más tiempo en su día.

Muchos de nosotros somos culpables de subestimar el tiempo necesario para hacer las cosas.  La solución es escribir un cronograma que tenga puntos de verificación para no salirse del plazo. Esto es tan simple como anotar la hora en que planea despertarse, ir al gimnasio, luego ir a trabajar, llegar al trabajo, comenzar el primer proyecto, terminarlo, etc. Ahora tiene un mini-plan que le ayuda a mantenerse encaminado durante el día.

Use una aplicación de calendario para programar sus citas y reuniones. Algunos calendarios incluyen opciones para incorporar el tiempo de viaje. Si el suyo no lo tiene, asegúrese de tener en cuenta el tiempo adicional para desplazarse cuando fije el horario de su cita.  Cuando programe reuniones en otro lugar, asegúrese de planificarlas de antemano con aplicaciones como OpenTable o Dining Module de MasterCard Business Network para hacer reservas y confirmar la disponibilidad. Además parecerá más profesional.

Planificar tiene la mala reputación de ser una actividad que lleva mucho tiempo. La verdad es que planificar devuelve tiempo. Cuando planifica su día usted está invirtiendo en su éxito; y tan solo unos minutos de concentración le reportarán enormes dividendos.

N° 2: Concéntrese en sus fortalezas

La mayoría de las pequeñas empresas saben concentrarse en sus actividades principales. Las empresas inteligentes también estudian los vacíos entre ellas por donde se escapa innecesariamente tiempo valioso. Allí es donde entra en juego la tercerización.

Saber cuándo subcontratar determinadas tareas le permite concentrarse en sus fortalezas, lo cual inevitablemente ayudará al crecimiento de su negocio. Los servicios en línea como TaskRabbit y Fiverr manejan tareas específicas para que usted pueda volver a dedicarse a lo que usted hace mejor. Ya sea agregar etiquetas con texto a cientos de imágenes de su sitio web o diseñar el próximo material de marketing, existe un servicio en línea esperando su llamada.

N°3: Termine lo que empieza

Cuando Eisenhower dijo que la planificación era lo importante estaba admitiendo que los planes a menudo cambian. Así que no se case con ellos. El esfuerzo de pensar que requiere la planificación es lo que resulta invalorable para adaptarse a condiciones imprevistas.

Una aplicación de esto es planificar para terminar lo que se empieza. La movilización física y mental que requiere prácticamente toda actividad se pierde, al menos en parte, cuando no llega a su culminación. Terminarla protege el valor completo de la inversión de tiempo.

Use herramientas dedicadas para entrenarse a usted mismo a permanecer concentrado para poder terminar las tareas que está realizando. Para dar cuenta de sus actos, use programas como Rescue Time para monitorear sus actividades diarias o un programa como FocusMe para bloquear todas las distracciones. Fijar un temporizador y controlar el tiempo puede ayudarle a ver justo en qué pierde tiempo. Usar un cronómetro en línea, como el medidor de tiempo disponible a través de Freshbooks, le permite medir el tiempo de tareas y proyectos individuales que usted crea. Esto también le permite facturar correctamente a los clientes por el trabajo que usted hace y con la sección de la planilla de tiempo puede obtener una vista panorámica de su día.

N°4: Maneje los correos electrónicos con inteligencia

Existen incontables herramientas para ahorrar tiempo, así que simplemente concentrémonos en la que probablemente sea la mayor pérdida de tiempo para todos nosotros: los correos electrónicos. Estos consejos y herramientas le ayudarán a retomar el control de su casilla de correo.

a. Controle su adicción. Adopte la disciplina de revisar el correo electrónico en momentos específicos del día y, por cierto, que esos momentos no sean a primera hora de la mañana cuando se es más productivo. Algunos programas de correo electrónico le permiten configurar la frecuencia con que se descargan los correos. Apple Mail le pregunta con qué frecuencia desea recibir los nuevos mensajes, mientras que Gmail no lo hace. Sin embargo, programas como Inbox Pause fueron diseñados específicamente para Gmail a fin de evitar las distracciones.

b. Entrene a su casilla de correo a ser más inteligente. Algunos programas de correo electrónico ofrecen filtros y reglas que le permiten clasificar los correos en carpetas específicas en base al asunto, quién lo envío o desde qué plataforma de red social proviene. Gmail ofrece la posibilidad de pasar los correos de baja prioridad a las lengüetas de Promociones o de Correos sociales de forma que usted pueda concentrarse en los correos en la lengüeta de Prioridad y se ocupe del resto durante las pausas.

c. Ahorre tiempo para pensar y escribir con TextExpander. No solo lleva tiempo escribir sino también generar un bloque de texto bien redactado. Los servicios como TextExpander completan instantáneamente mensajes de uso frecuente, biografías, y las interminables direcciones URL o correo electrónico.

d. Elimine la cadena de correos electrónicos de respuesta programando reuniones con ScheduleOnce. Usando TextExpander, pulso tres teclas para enviar este mensaje:

“Para ahorrarnos idas y venidas, he comenzado a usar un calendario en línea. Simplemente elige la hora más conveniente para usted y automáticamente es agregada en nuestros respectivos calendarios. Este es el enlace: (aquí se incluye el enlace a mi calendario de ScheduleOnce)”

N°5: Herramientas para ayudar a sus empleados a ayudarle a usted

¿Tiene empleados que viajan? Joe Marcello de MasterCard sabe que hacer el seguimiento de esos gastos pueden convertirse rápidamente en un dolor de cabeza. Sugiere usar opciones en línea, como Expense Module de MasterCard, que entre otras coas puede ayudarle a desentrañar todos los pequeños detalles y mantenerlos convenientemente todos juntos en un mismo lugar.

En forma similar, manejar la nómina de empleados a través de servicios en línea puede ser un enorme estímulo para la productividad, tanto para ellos como para usted. Existen muchísimas opciones diferentes de software y decidir exactamente la más conveniente para su negocio puede ser una tarea en si misma. Bank of America ofrece Servicios de Nómina en Línea para pequeñas empresas, que son una solución conveniente y fácil de usar para la nómina de su empresa.

Cuando se trata de comprar bienes y servicios para su negocio, debe asegurarse de que obtiene una buena oferta y paga un precio justo. El Purchase Module de la red MasterCard Business Network ofrece descuentos en millones de productos, funciona con Expense Module para hacer el seguimiento de estos gastos, quitándole a usted una preocupación de encima.

Si aplica algunas de estas prácticas para retomar el control de su día, quizás comience a sentir que tiene todo el tiempo del mundo.

¿Y usted? ¿Cuáles son sus secretos para obtener más tiempo de su día?

Haga clic aquí para leer lo que Andy Rowe, Ejecutivo de Productos de Pequeñas Empresas de Bank Of America, tiene para decir sobre cómo equilibrar el tiempo.

No deje de participar de la tercera entrega de la serie social de MasterCard y Bank of America para pequeñas empresas el miércoles 25 de junio a las 8pm, hora del Este.

 

Jeff Korhan, MBA, es el autor de Built-In Social: Essential Social Marketing Practices for Every Small Business (Wiley 2013), uno de los libros de mayor venta sobre redes sociales para empresas que ofrece métodos comprobados para convertir las prácticas de marketing social en resultados rentables. Es un experto en tendencias de negocios y marketing que ayuda a las empresas convencionales a adaptar sus prácticas tradicionales de crecimiento al mundo digital. Jeff es editor sindicado y colaborador regular de contenidos para importantes publicaciones de negocios, y su propio sitio New Media and Small Business Marketing ha sido calificado por Technorati Media como uno de los 100 blogs más importantes del mundo para pequeñas empresas.

 

Ajeet Khurana
Ajeet Khurana
Ajeet Khurana wears many hats: author, angel investor, mentor, TEDx speaker, steering committee of the NASSCOM Start-Up Warehouse, Director of Founder Institute, Venture Partner with the seed initiative of a top Venture Capital firm, and former CEO of IIT Bombay’s business incubator, among others. Before all this, he was entrepreneurial twice in the field of education and web publishing. As a lecturer at the University of Texas at Austin, he taught e-commerce back in 1993, when the term "e-commerce" had not yet been coined. An undergrad in computer engineering from the University of Mumbai, and an MBA from the University of Texas, Ajeet is presently an active name in the startup ecosystem. From starting two ventures as a solopreneur, to helping a large number of startups with their go-to-market, he has never shied from getting his hands dirty. At the same time he has helped dozens of startups raise investment. He truly believes that small business owners are driving change in the world, and need to be facilitated as much as possible. Innumerable small businesses have gained from his attitude, vast professional networks, financial acumen and digital mindset.

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