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10 claves para organizar tu viaje de negocios

| May 25, 2018 | Artículos

Documentación, reserva de vuelos, traslados, prestaciones del hotel y equipaje son algunas de las cuestiones que debes prestar atención antes de partir.

Para evitar el estrés que generan, para sacar el máximo provecho de tu tiempo afuera, para reducir el riesgo de complicaciones con horarios y también para poder disfrutarlos, compartimos algunas recomendaciones a considerar antes de organizar tu próximo viaje por motivos laborales.

  • Vuelos: Antes de confirmar la reserva, verifica que tienes en orden la documentación necesaria, visas y vacunas requeridas para ingresar al destino. La mayoría de las aerolíneas ofrecen promociones para sus viajeros frecuentes, recuerda llevar siempre la tarjeta de puntos. A futuro podrás obtener beneficios tickets sin costo o volar en una categoría superior a la que pagaste. Si bien uno tiende a elegir la tarifa más económica, asegúrate que tenga alguna opción para cambiar las fechas y horarios en caso de que lo necesites.
  • Alojamiento: Para elegir la ubicación la clave está en la duración del viaje. Cuando son unas pocas horas, lo mejor es escoger alguno que se encuentre entre los negocios y el aeropuerto. Incluso hay hoteles que ofrecen una tarifa acotada por descansar un par de horas durante el día. Si sabemos que contamos con ratos libres, un hotel céntrico brindará más facilidades para escapadas turísticas o gastronómicas. Si el hotel será nuestra base de operaciones para juntas y trabajo, debe contar con algunas características especiales como una sala de reuniones, frigobar, servicio de cafetería o bar durante todo el día y una caja de seguridad donde guardar tus elementos de valor. No dejes de consultar si la conexión Wi-Fi está incluida en la tarifa y si el acceso incluye la habitación.
  • Equipaje: Al confirmar tu reserva chequea el peso permitido en el equipaje que puede variar según el destino o la compañía. Para elegir la valija hay que tener muy en cuenta el tamaño y material. Si llevamos objetos delicados lo ideal es una maleta rígida, pero si se trata de ropa lo más adecuado es una maleta de material blando que no pese demasiado y que sea fácil de llevar. Hoteles.com recomienda llevar ropa de algodón o que necesite poco planchado; algún tipo de jersey o abrigo para el avión debido a las bajas temperaturas de los mismos, y algún outfit distinto si es que hay pautadas salidas o eventos fuera del horario laboral.
  • Bolso de mano: También hay que chequear el peso y las medidas permitidas, sea una mochila, una cartera o un maletín. Es indispensable incluir allí nuestra agenda, el teléfono, los contactos, la dirección del hotel, el teléfono de la compañía de taxis, el pasaporte y toda la información necesaria para evitar imprevistos. También es recomendable llevar alguna cantidad de dinero de la moneda local, si el viaje es al extranjero, o bien dólares. Y prestar atención a la seguridad de los aeropuertos, obviando cosméticos, líquidos y objetos metálicos.
  • Traslados: Tener contratado algún tipo de transporte antes de llegar al lugar de destino siempre es una buena ayuda ya que nos permite ganar tiempo y comodidad y es más seguro en ciertos destinos. Existen muchos tipos de servicios, taxis, shuttle bus o incluso limusinas, que en muchas ciudades del mundo pueden llegar a ser más económicas que los taxis. En algunos destinos alquilar un auto también puede ser una opción.
  • Seguro de viaje: Muchas veces están incluidos en la cobertura de salud o en la tarjeta de crédito, o la agencia de viajes te puede asesorar para que cuentes con algún tipo de cobertura médica en el exterior. En algunos países es incluso un requisito de ingreso.
  • Organización del tiempo: En general los viajantes de negocios tienen agendas apretadísimas. No está de más planear algún tiempo extra, especialmente cerca del horario de los vuelos, para imprevistos como el tránsito o reuniones que se demoren más de la cuenta. También hay que tener en cuenta la diferencia horaria del país de destino comparado con el de origen para evitar confusiones. No debemos olvidarnos tampoco de verificar los días y el horario laborable en otros países. Por ejemplo, en los países árabes no se trabaja los viernes, pero sí los domingos.
  • Tecnología: Puedes valerte de aplicaciones y sitios web para organizar tu estadía y conocer mejor el destino. Las guías Lonely Planet para encontrar los puntos a visitar en cada ciudad; Trip Advisor para conocer recomendaciones de hoteles, restaurantes y paseos; Trip It para organizar la agenda del viaje; Skyscanner o Flightradar24 para buscar vuelos; Oanda o similares para convertir monedas; Expensifyse para el control de gastos; el traductor de Google para dudas respecto del idioma; y alguna aplicación de clima como AccuWeather para chequear el pronóstico.
  • Dispositivos electrónicos: Teléfono, laptop, tablet, cámara de fotos, reproductor de música, etc… Aunque los modernos dispositivos que nos rodean están diseñados para facilitarnos la vida, organizar un viaje con equipos digitales implica ciertas complicaciones. Lo importante es no exagerar y llevar lo necesario, pudiendo prescindir por algunos días de algunos de ellos. En el caso de viajes al extranjero, una de las cosas que hay que llevares un adaptador de energía universal que funciona con los enchufes de muchos países. Los smartphones son una buena alternativa para acceder a Internet. Recuerde ingresar en el panel de configuraciones y apagar el roaming de larga distancia para evitar costos y aprovechar en su lugar la disponibilidad de Wi-Fi.
  • Entretenimiento: Los viajes laborales pueden conllevar largas esperas en aeropuertos y trastornos como pérdidas de equipaje, agendas interminables y conflictos familiares. Para reducir el impacto de las situaciones estresantes y que no generen consecuencias en la salud es bueno tomar descansos, hacer actividad física y comer sano. Se puede apelar a recursos para que hasta los tiempos de espera y viaje resulten placenteros como leer un libro, escuchar música o ver una película.
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