Reuniones a distancia: cómo optimizarlas y hacerlas más seguras

| June 26, 2020 | Artículos

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“Hay juntas que pudieron solucionarse con un correo electrónico”. Esta máxima de la buena operación de una empresa aplica perfectamente para las reuniones a distancia que se realizaron durante el confinamiento y que seguramente se mantendrán como parte de la operación de muchos negocios después de la crisis del Covid-19.

Si tu empresa ha decidido adoptar el home office como parte de su nueva realidad, responde la siguientes preguntas para entender si sacas el máximo provecho a las reuniones a distancia:

  • ¿Tus juntas tienen un horario y duración definida?
  • ¿Todos tus colaboradores llegan preparados para la reunión y aportan ideas enriquecedoras?
  • ¿Tus reuniones a distancia tienen objetivos específicos y una agenda preestablecida a desarrollar?
  • ¿Realmente aprovechan al máximo las herramientas que ofrecen las plataformas para juntas a distancia (realizar presentaciones, interacción vía mensajes, intercambio de documentos)?
  • ¿Mantienen la conducción de la junta y sus objetivos?
  • ¿Divagan y convierten la junta en una reunión de amigos?
  • ¿Llegan a conclusiones viables?
  • Muy importante: ¿analizaron las opciones más seguras en herramientas tecnológicas para no comprometer la información de la empresa?

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Los riesgos de las juntas virtuales o reuniones a distancia

Hoy más que nunca son comunes las historias de hackeos o boicots a reuniones virtuales de trabajo ocurridas durante los días del confinamiento asociado con la Covid-19. Usualmente éstos ocurren por haber compartido con gente extraña la liga de acceso o contraseña del evento, con lo que una junta para analizar y planear la operación del negocio puede terminar con un mal sabor de boca para todos.

Pero no solamente ocurre en pequeñas reuniones. Kaspersky, firma especializada en ciberseguridad, informó que los delincuentes digitales utilizan el nombre de las aplicaciones más populares para juntas a distancia para distribuir malware y otras amenazas para la información de tu negocio así como el buen estado de tus equipos de cómputo.

Recuerda que muchos de los ataques a la ciberseguridad de una empresa son efectivos si alguien abre la puerta desde el interior. En ese sentido, es muy importante que te tomes muy en serio el control de tus juntas virtuales en un entorno de confianza, sin fugas de información u otros comportamientos que puedan afectar tu operación.

La misma firma Kaspersky, hace algunas recomendaciones para garantizar la seguridad de tus reuniones a distancia, las cuales pueden aplicarse en las aplicaciones que actualmente estés utilizando para ese objetivo.

1.- Proteger la cuenta con contraseñas seguras.

2.- Utilizar el correo del trabajo para compartir los acceso a las juntas.

3.- No caer en aplicaciones falsas o de dudosa procedencia.

4.- No usar las redes sociales para compartir el enlace de las conferencias.

5.- Proteger cada reunión con una contraseña distinta.

¿Ya tomaste en cuenta todas estas medidas de seguridad?